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關于印發《陜西藝術職業學院檔案管理辦法》的通知

時間:2017-09-26   來源:   閱讀:次   作者:

關于印發《陜西藝術職業學院檔案管理辦法》的通知

陜藝職發〔2017〕47號

各系部、處室:

《陜西藝術職業學院檔案管理辦法》經2017925日學院黨委會議討論通過,現予印發,請遵照執行。

                                                    陜西藝術職業學院

                                                     2017926

陜西藝術職業學院檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為了加強我院檔案管理工作,提高檔案管理水平,充分發揮檔案在教學、科研、管理工作中的作用,根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》、《陜西省檔案管理暫行辦法》等有關法規,制定本辦法。

第二條 學院檔案,是指在教學、科研、黨政管理及其他各項活動中直接形成的對學院和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。這些檔案既是重要的信息資源和歷史憑證,又是國家的寶貴財富,應由學院檔案室集中管理。

第三條 學院檔案工作是辦好學院的重要基礎工作之一,也是衡量學院教育質量和管理水平的一個重要標志。因此,必須實行統一管理,各部門要強化檔案管理意識,加強對檔案工作的領導和管理,納入工作計劃和規劃,納入有關人員的職責范圍,在布置、檢查、總結各項工作時,同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

第四條 檔案部門必須嚴格執行國家有關法規和學院的保密制度,確保檔案的完整、準確、系統、安全,以利開發利用。

第二章 檔案管理體制與檔案室工作職責

第五條 黨政辦公室下設檔案室,黨政辦公室統一管理全院檔案工作。由一位院領導分管檔案工作。各部門應有一名負責人分管本部門檔案工作,兼職檔案員具體承辦本部門的檔案業務工作。

第六條 檔案室的工作職責

1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策。負責學院檔案室規劃、建設工作;

2.負責制定學院檔案工作規章制度,監督、指導、檢查執行情況;

3.負責接收、整理、鑒定、保管、統計全院各類檔案及有關資料,指導、檢查、協助各部門做好立卷歸檔工作;

4.開展檔案的開放、利用和服務工作;

5.負責編寫檔案參考資料,編制檢索工具,積極開發檔案信息資源;

6.負責建立健全學院檔案工作網絡,對全院專、兼職檔案工作人員進行業務培訓;

7.開展檔案宣傳工作和利用者教育活動;

8.參加檔案業務協作、學術研究和交流活動;

9.完成領導及上級主管部門交辦的其他工作。

第七條 學院各部門檔案工作基本任務

1.按照檔案室的有關規定做好本部門文件材料的收集、整理、分類、立卷等工作;

2.按照歸檔范圍、要求,除有特殊規定外,每年六月底前歸檔上年度應歸檔的文件材料;

3.收集、積累資料,參與本部門教學、科研等專題編研工作;

4.兼職檔案人員應努力學習檔案專業知識,不斷提高檔案業務水平,遵紀守法,忠于職守,維護本部門檔案的完整與安全。

第三章 文件材料的立卷、歸檔

第八條 各部門把應歸檔的各類文件材料,由兼職檔案員按《陜西藝術職業學院檔案實體分類方案》要求。整理組卷后向檔案室移交,檔案室負責業務指導及檔案的檢查驗收。

第九條 各部門文件材料的歸檔范圍和保管期限,按《陜西藝術職業學院文件材料歸檔范圍和保管期限》執行。

第十條 部門立卷歸檔必須分工明確,協同配合。全院性、綜合性的材料由黨政辦公室負責立卷歸檔,其余由有關職能部門立卷歸檔。立卷歸檔涉及多個部門的由主辦部門歸檔,其他部門協辦。

第十一條 歸檔時間和手續

1.黨政、組織、教學、基建、財務、外事、招生、就業、物資類按自然年度歸檔的文件材料在次年六月底前歸檔;

2.教學年度歸檔的教學檔案和學籍檔案在學生畢業后的當年年底前歸檔;

3.科研、基建項目和專題性、成套性材料,在項目完成通過鑒定驗收后兩月內歸檔;

4.會計檔案,從會計年度終了后的第一天算起,由會計機構暫管二年后歸檔;

5.接收檔案必須履行移交手續,由立卷部門填寫移交清冊,一式兩份,寫明案卷標題、卷內文件頁數、案卷數量、移交時間等,交接雙方必須簽名。

第十二條 個人在從事教學、科研、黨政管理等職務活動中形成的各種載體形式的文件材料,必須按照規定向檔案部門移交,集中管理,任何個人不得據為已有。

第十三條 對于個人在非職務活動中形成的各種載體形式的文件材料,檔案室可通過征集、代管等多種形式進行管理,對個人向檔案室捐贈檔案的,學院予以獎勵。

第四章檔案的管理、利用

第十四條 檔案室對保存的全部檔案,要進行科學的分類、編號和排列上架,并進行必要的數字化工作,逐步事項檔案的現代化管理。分類方法按《陜西藝術職業學院檔案實體分類方案》執行。

第十五條 嚴格執行檔案室安全制度,確保檔案安全;不斷研究和改進檔案保護技術,對破損和字跡褪色的檔案,要及時修復或復制,最大限度地延長檔案的壽命。

第十六條 檔案室對保管期限已滿的檔案要按有關規定進行鑒定、處理,未經鑒定和批準,不得銷毀任何檔案。

第十七條 檔案室應建立檔案統計制度,對檔案的收進、移出及保管利用情況進行登記、統計。

第十八條 學院檔案機構是學院出具檔案證明的唯一機構。加蓋學院檔案材料證明專用章的檔案復制件,與原件具有同等效力。

第十九條 檔案室要積極開展檔案的利用工作,制定檔案借閱制度,設立閱覽室,積極主動地為利用者提供方便。

第二十條 檔案室人員要熟悉業務,主動提供利用檔案資料,當好領導和有關部門的助手和參謀。檔案室人員應熱情、周到、細心、耐心地提供服務。要發揮檔案的功能,提高其社會效益和經濟效益。

第五章 經費和設備

第二十一條 學院將根據檔案事業發展的需要劃撥經費,其經費要單獨立項,列入學院預算。

第二十二條 遵循方便利用、安全保管、有利發展的原則,學院為檔案室提供專用的、符合檔案管理要求的檔案工作用房,做到庫房、閱檔室、辦公室分開,逐步達到防火、防潮、防曬、防蟲、防盜等要求,以保證檔案的安全。

第二十三條 學院有計劃地為檔案室配備必要的設備,不斷完善檔案管理現代化,逐步落實檔案保護措施。

第六章考核、獎勵與處罰

第二十四條 建立檔案工作考評制度??荚u工作在主管院長領導下由黨政辦公室負責實施。

第二十五條 對考核優秀或有下列事跡之一的給予獎勵:

1.文件收集齊全完整,整理符合要求并按時向檔案室移交歸檔者;

2.在檔案的收集、整理、保護和提供利用方面做出顯著成績的;

3.在檔案現代化管理方面做出顯著成績的;

4.在檔案學術研究方面做出重要貢獻的;

5.向學院捐贈重要或珍貴檔案的。

第二十六有下列行為之一的,按照《中華人民共和國檔案法》及監察部、人社部、國家檔案局聯合制定《檔案管理違法違紀行為處分規定》給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除處分或經濟制裁,觸犯刑律的,依法移交司法部門處理。

1.違反國家規定出賣、轉讓、交換、贈送檔案或損毀、丟失檔案者;

2.擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案者;

3.涂改偽造檔案或擅自從檔案中抽取、撤換、添加檔案材料者;

4.拒絕向檔案機構移交應歸檔的文件資料,不按規定歸檔或者不按期移交檔案的;

5.由于領導對檔案工作不重視,或工作人員玩忽職守,明知檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失者;

6.其他違反法律法規和學校有關檔案管理規章制度的行為。

第七章附則

第二十七條 本辦法自發布之日起實行,本辦法公布前本院各種檔案工作規定、辦法、與本辦法相抵觸的,以本辦法為準。

第二十八條 本辦法由檔案室負責解釋。

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