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關于印發《陜西藝術職業學院檔案立卷歸檔工作制度》的通知

時間:2017-09-26   來源:   閱讀:次   作者:

陜藝職發〔2017〕50號

各處室、系部:

   《陜西藝術職業學院檔案立卷歸檔工作制度》經2017年9月25日學院黨委會議討論通過,現予印發,請遵照執行。

陜西藝術職業學院

2017年9月26日

陜西藝術職業學院檔案立卷歸檔工作制度

一、歸檔范圍

凡是能夠反映學院各部門各類工作活動,并對日后工作具有查考利用價值,根據《陜西藝術職業學院檔案歸檔范圍和保管期限表》規定,已處理完畢的各種文件、圖紙、圖表等紙質文件材料;電子文件材料及其它各種載體(照片、錄音、錄像、磁盤、光碟)的記錄材料;各類院級以上的獎狀、獎牌、錦旗、專利證書、著作權證書、各類有紀念意義的禮品、學院停止使用的印章等都屬歸檔范圍。

二、歸檔時間

黨政部門和按年度歸檔部門的檔案應在次年6月30日前整理立卷完畢并移交檔案室。教學檔案以新學年開學后三個月內歸上學年的教學文件材料;科研、基建、器材設備等專題性、成套性的檔案,在項目完成并通過鑒定驗收后二個月內歸檔;會計檔案在會計年度結束后的三個月內由會計整理、立卷,并由財務部門保存兩年后移交檔案室。

三、歸檔要求

1.各處室必須按照立卷歸檔范圍,將應歸檔的文件材料收集齊全。

2.凡歸檔的材料,必須字跡清楚,圖表清晰,數字準確,責任者明確,年、月、日齊全,并留出裝訂線。不得使用鉛筆、圓珠筆、紅色筆。

3.歸檔材料應保持相互之間的歷史聯系。

4.案卷標題應簡明確切,并注明保管期限,便于保管、利用。

5.裝訂卷宗要拆除卷內金屬物,裝訂結實、整齊、美觀。

6.各處室檔案立卷完畢后,由處室負責人審簽后填寫檔案移交清冊,經檔案室核對后辦理交接手續,歸檔入庫。

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